5 mẹo sắp xếp công việc giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng

Phát triển kỹ năng sắp xếp công việc là điều vô cùng cần thiết để đạt được năng suất cao nhất có thể nhưng vẫn tiết kiệm được thời gian và năng lượng. Làm việc năng suất không phải là làm việc nhiều hơn, mà là làm việc trong thời gian ít hơn nhưng hiệu quả hơn. 

Bất kể bạn ở chức vụ nào, dưới đây là 5 mẹo tổ chức công việc bạn nên nắm trong lòng bàn tay!

Tạo thời gian biểu hàng ngày

Tạo một lịch trình làm việc mỗi ngày giúp bạn lập kế hoạch trong ngày của mình tốt hơn, là một kỹ năng cần thiết, được nhiều ứng viên nhấn mạnh trong hồ sơ xin việc làm Bình Thuận mới nhất hay nhiều nơi khác. 

Trước khi bắt tay vào công việc, hãy lập danh sách công việc cần làm trong ngày. Để một số chỗ trống trong lịch trình cho những việc đột xuất như gọi điện, gửi email hoặc các nhiệm vụ khẩn cấp hơn. Bạn cũng nên nhớ đặt giới hạn thời gian cho mỗi nhiệm vụ để không làm một việc quá lâu mà ảnh hưởng đến những việc khác. 

Ngoài ra, thời gian biểu còn giúp bạn phân chia giữa công việc và cuộc sống gia đình. Khi cố gắng tuân theo lịch trình đã định, bạn có thể tập trung xử lý các nhiệm vụ liên quan đến công việc. Còn ngoài giờ làm việc là khoảng thời gian hoàn toàn tập trung cho cuộc sống gia đình. 

Phân mức độ ưu tiên cho từng công việc 

Đa nhiệm là quan trọng nhưng nhiều khi thói quen này cũng làm giảm năng suất của bạn rất nhiều. Khi tạo danh sách các việc cần làm, hãy sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để tránh tình trạng “khua chân múa tay” khắp nơi mà chẳng xong nổi việc gì. 

Nếu tạo kế hoạch trên máy tính, bạn có thể phân loại nhiệm vụ theo màu (đỏ, xanh, vàng…) tùy theo mức độ khẩn cấp và tính chất của nhiệm vụ đó, rồi cứ theo đó mà tiến hành. Bằng cách này, bạn có thể dành toàn bộ sự chú ý của mình cho từng nhiệm vụ và hoàn thành công việc tốt hơn, cũng cảm thấy thư thái hơn.

Sắp xếp không gian làm việc phù hợp 

Tuy không phải yếu tố quyết định, không gian làm việc vẫn ảnh hưởng rất lớn tới năng suất, do hầu hết chúng ta đều dành phần lớn thời gian trong ngày tại đây. Hãy giữ cho không gian này sạch sẽ và ngăn nắp, sắp xếp các tài liệu theo cách dễ dàng tra cứu nhất, chuẩn bị đủ các dụng cụ cần thiết cho công việc như bút, giấy A4, lịch để bàn... Trang trí một chút cho góc làm việc bằng cây cảnh, ảnh gia đình, đồ lưu niệm... cũng giúp cảm xúc của bạn tích cực hơn nhiều.

Sử dụng phương thức liên lạc thuận tiện nhất 

Một yếu tố khác cản trở chúng ta làm việc năng suất chính là cách chúng ta liên lạc với đồng nghiệp và đối tác. Gửi email là phương thức truyền tải được đầy đủ thông tin nhất, chuyên nghiệp nhất, nhưng cũng mất thời gian nhất. Vì vậy, hãy cân nhắc lúc nào nên gửi mail và lúc nào nên sử dụng cách liên lạc nhanh chóng hơn. Đối với một số vấn đề cần được xử lý càng sớm càng tốt, hãy gọi điện thoại trực tiếp. 

Có thời gian giải lao trong ngày 

Liên tục ngồi trước màn hình máy tính, tham gia các cuộc họp kéo dài cả tiếng đồng hồ, giao tiếp với nhiều đồng nghiệp và đối tác hẳn sẽ khiến năng lượng của bạn cạn kiệt. Sắp xếp một số lần nghỉ giao lao ngắn giữa thời gian làm việc sẽ cho phép cơ thể và trí óc của bạn được nghỉ ngơi trước khi tiếp tục quay lại “chiến đấu”. 

Cố gắng chợp mắt ít nhất 30 phút vào giờ nghỉ trưa. Sau 1-2 tiếng làm việc, hãy tạm dừng để giãn cơ tại chỗ hoặc đi hít thở không khí tầm 5 phút. Nếu bạn cảm thấy nặng đầu quá, chẳng thể tập trung vào công việc, chắc chắn cơ thể bạn đang cần nghỉ ngơi. 

Làm việc có tổ chức có thể giúp bạn giảm căng thẳng, tăng khả năng tập trung và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Xa hơn, kỹ năng tổ chức sắp xếp công việc tốt còn thúc đẩy bạn nhanh chóng đạt được những mục tiêu dài hạn, cho bạn một cuộc sống lành mạnh và vui vẻ. Hãy thử những mẹo trên ngay hôm nay nhé!

 Hà Phương

* Nội dung được thực hiện theo GPKD của Trường Sơn Meida